Power BI: caso práctico

Mientras revisaba los resultados de los exámenes de admisión que ustedes resuelven en nuestra sección del mismo nombre «Exámenes«, observé que los datos mostrados se distribuían en una tabla con muy poca o nula visión a comparación del gráfico de barras que quería visualizar. Es por eso que decidí utilizar una de las herramientas más populares -o la más popular- en lo que se refiere a Inteligencia de Negocios, Power BI de Microsoft.

¿Qué es Power BI?

Power BI es un servicio de análisis empresarial utilizado para obtener reportes visuales e interactivos en base a una data. Esta data puede provenir de una página web, archivos Excel, tablas SQL, archivos planos como .csv y .txt, y más. Esta visión nos ayudará a tener una mejor comprensión de la información, aumentar el análisis y optimizar la toma de decisiones.

El programa se puede descargar de manera gratuita en el siguiente link.

¿Existen otras herramientas?

Sí. Además de Microsoft Power BI, existen otras herramientas enfocadas en la Inteligencia de Negocios como Tableau y Qlik. En el cuadrante superior derecho de la figura se aprecian las herramientas líderes de Inteligencia de Negocios según su habilidad de ejecución e integridad de visión. Estos criterios se basan en su innovación, experiencia de usuario, desarrollo del producto, entre otros.

Fuente: Gartner Magic Quadrant for Analytics and Business Intelligence Platforms, 2020

¿Cómo funciona?

La aplicación de Power BI para los datos de exámenes de admisión se dividirá en tres partes: 1) Recolección de datos, 2) Preparación de información y 3) Visualización de reporte.

  1. Recolección de datos

Lo primero será revisar el origen de los datos. Debido a que esta página web es desarrollada en WordPress, los resultados de los exámenes se obtienen como una página html en la consola de administrador.

Datos obtenidos de WordPress

Cuando ya estemos utilizando Power BI, deberemos hacer clic en “Obtener datos”.

Se abrirá una lista con todas las opciones de orígenes de datos. Debido a que la data proviene de una página web, se elegirá la opción «Web».

Lista de tipos de documentos
La página fue previamente guardada en la PC

Si hacemos clic en «Aceptar» se abrirá una ventana con todas las tablas detectadas en la página web, así como sus columnas nombradas de manera automática.

En este paso se hará clic en «Transformar datos» para realizar la preparación o limpieza de nuestra data.

2. Preparación de información

Data pura sin preparar
Barra de herramientas

Lo que se observa a primera vista en esta nueva interfaz de preparación es la data pura recibida. Además de muchas herramientas para poder modificarla de acuerdo a lo que nos interesará visualizar más adelante.

Además podemos notar muchas cosas por mejorar en esta data pura. Estas acciones serán:

  • Eliminar columnas que no utilizaremos como vacíos, correo, teléfono y dirección IP. Para hacer esto se hará clic derecho en la columna y luego clic en «Quitar».
  • Mover la primera fila como titulo de columna, pues como se observa, las columnas tienen como nombre “Column1”, “Column2”, etc. Para hacer esto se hará clic en «Transformar», luego clic en «Usar la primera fila como encabezado».
  • Eliminar los apellidos. Es decir, solo mantener la primera palabra de la columna «Nombre».
  • Eliminar la palabra «Points» de la nueva columna «Puntuación» y modificar su tipo de «texto» a «número».

Para estos dos últimos puntos se utilizará una herramienta muy útil de Power BI, «Agregar columna a partir de ejemplos». Aquí mostraremos como realizar el último punto.

Columna a partir de los ejemplos a partir de la selección

Se selecciona la columna «Puntuación», luego clic en «Columna a partir de los ejemplos» y clic en «A partir de la selección».

Esta herramienta nos permite crear una columna adicional teniendo como base una columna seleccionada. Esta nueva columna la podremos ir completando de acuerdo a lo que necesitemos. En este caso escribiremos el número «753» en la primera fila y luego presionar «Enter».

Como se observa, solo al ingresar el número en la primera fila, el sistema reconoce lo que necesitamos hacer y automáticamente lo replica para todas las filas. Finalmente se hará clic en «Aceptar».

Esta nueva columna es del tipo texto, por lo que se deberá hacer clic en «Transformar» y luego «Tipo de datos: Número decimal».

Nuestra nueva tabla quedará de la siguiente manera:

Todos los pasos que iremos realizando se almacenan en la parte derecha de nuestra interfaz, donde podremos editarlo en cualquier punto en el tiempo.

Al finalizar la preparación de la información, dar clic en «Inicio» y finalmente en «Cerrar y aplicar».

3. Visualización de reporte

Ahora que regresamos a la primera interfaz, vemos que en la parte derecha se observa la tabla con sus respectivos campos. Seleccionamos «Nombre 2» y «Puntuación 2», luego en la zona de visualizaciones hacer clic en el «Gráfico de barras apiladas».

Seleccionar los campos
Gráfico de barras apiladas

Automáticamente aparecerá nuestro gráfico. El título, el color de las barras y el tamaño de las etiquetas se pueden modificar en el botón «Formato».

Formato

Finalmente nuestro gráfico de barras con los mejores resultados de ustedes se mostrará de la siguiente manera:

Si gustas practicar, puedes descargar la data:

Ten en cuenta que es un archivo .xls así que tendrás que importarlo como origen «Excel».

Si quieres aprender más de Power BI, escríbenos a pasalafija@gmail.com

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